Babysitter-Stunden und Zahlungen übersichtlich erfassen

Mit einer klaren Vereinbarung beginnen

Vereinbart, welche Zeit bezahlt wird, welcher Stundensatz gilt und wann ihr die Aufzeichnungen prüft. Halte Änderungen des Satzes mit Datum fest. So bleiben die Angaben nachvollziehbar, ohne verstreute Nachrichten durchsuchen zu müssen.

Erfasse jeden Babysitter-Einsatz, jede Nachhilfestunde und jeden Reinigungstermin einzeln. Für einen vereinbarten Festpreis solltest du keine künstlichen Stunden berechnen, sondern eine eigene Zahlungsliste verwenden.

Zeit nach jedem Termin notieren

Notiere Arbeitsdatum, Beginn, Ende und vereinbarte unbezahlte Pausen. Berechne zunächst die Dauer und multipliziere sie anschließend mit dem Stundensatz. Zweieinhalb Stunden sind 2,5 Stunden, nicht 2,30.

Ein fiktives Beispiel: 2,5 Stunden zu 20 Geldeinheiten ergeben 50. Verwende innerhalb einer Rechnung dieselbe Währung. Diese einfache Rechnung enthält keine möglichen Zuschläge, Abgaben oder anderen örtlichen Pflichten.

Arbeitszeit und Zahlungen getrennt führen

Für deine manuelle Übersicht gilt: bisherigen offenen Betrag übernehmen, neue Arbeit hinzufügen und bestätigte Zahlungen abziehen. Bei 30 aus der Vorperiode, neuer Arbeit für 50 und einer Zahlung von 40 bleiben 40 offen.

Notiere für jede Zahlung das tatsächliche Datum, den Betrag und die Zahlungsart. Bewahre den Beleg auf. Arbeitsdatum und Zahlungsdatum können auseinanderliegen. Wenn Bruttobetrag und Auszahlung unterschiedlich sind, halte den Grund fest und bewahre die zugehörigen Unterlagen auf.

Wöchentlich gemeinsam prüfen

Prüft Termine, Zeitkorrekturen, Änderungen des Stundensatzes, den bisherigen Saldo und die Zahlungen. Klärt Unterschiede, solange ihr euch an die Arbeit erinnert. Unser Stundenzettel mit separater Zahlungsliste bietet einen einfachen Einstieg.

Paypr verwenden

Lege die Person mit ihrem Stundensatz an, erfasse die Stunden und prüfe bezahlte sowie offene Einträge. Paypr Pro exportiert Arbeitseinträge als CSV. Zahlungsdaten, Belege und Beschäftigungsunterlagen führst du zusätzlich.

Teilzahlungen werden in der App Arbeitsminuten zugeordnet und können gerundet werden. Das ersetzt keinen centgenauen Abgleich mit Zahlungsbelegen. Paypr führt keine Überweisungen aus und erstellt keine Lohnabrechnung.

Land und Beschäftigungsform beachten

Ein Stundenzettel allein beantwortet nicht, ob eine Beschäftigung angemeldet werden muss oder welche Abgaben und Urlaubsansprüche gelten. Kläre diese Fragen für das betreffende Land und Beschäftigungsverhältnis anhand offizieller Informationen. Dieser Ratgeber beschreibt nur die praktische Dokumentation.